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Zanetti S.p.A.
Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001
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i pagamenti a terzi siano effettuati mediante circuiti bancari con mezzi che garantiscano evidenza
che il beneficiario del pagamento sia effettivamente il soggetto terzo contraente con la Società;
siano preventivamente stabiliti, in funzione della natura della prestazione svolta, limiti quantitativi
all’erogazione di anticipi di cassa e modalità standard per la richiesta ed autorizzazione del
rimborso di spese sostenute da parte del personale della Società. Il rimborso delle spese
sostenute deve essere richiesto attraverso la compilazione di modulistica specifica e solo previa
produzione di idonea documentazione giustificativa delle spese sostenute;
gli incassi e i pagamenti della Società nonché i flussi di denaro siano sempre tracciabili e provabili
documentalmente.
Per le operazioni riguardanti la
gestione dei rapporti con l'amministrazione tributaria
, la
gestione degli
adempimenti contributivi e previdenziali relativi all’amministrazione del personale
, la
gestione dei
rapporti con la PA per gli aspetti doganali e di esportazione (ad es. Agenzia delle Dogane e
Ministero della Salute)
, la
gestione degli aspetti ambientali
e la
raccolta, elaborazione e
presentazione alla PA di documentazione tecnica, economica ed amministrativa necessaria
all'ottenimento di certificazioni, licenze, concessioni e provvedimenti di carattere amministrativo
per l'esercizio delle attività aziendali (ad es. richiesta di autorizzazioni per la produzione e la
commercializzazione di prodotti alimentari, richieste di autorizzazioni ai Consorzi, ecc.)
, i protocolli
prevedono che:
tutti gli atti, le richieste e le comunicazioni formali, che hanno come destinataria la PA, devono
essere gestiti e siglati solo dai soggetti preventivamente identificati ed autorizzati dalla Società;
il Responsabile interno per l’attuazione dell’operazione identifichi gli strumenti più adeguati per
garantire che i rapporti tenuti dalla propria funzione con la PA siano sempre trasparenti,
documentati e verificabili;
il Responsabile interno per l’attuazione dell’operazione autorizzi preventivamente l’utilizzo di dati e
di informazioni riguardanti la Società e destinati ad atti, comunicazioni, attestazioni e richieste di
qualunque natura inoltrate o aventi come destinatario la PA in genere;
il Responsabile interno per l’attuazione dell’operazione verifichi che i documenti, le dichiarazioni e
le informazioni trasmesse dalla Società per ottenere il rilascio di autorizzazioni, concessioni o
licenze siano complete e veritiere;
la documentazione inerente le operazioni sia conservata, ad opera del Responsabile della
Funzione coinvolta, in un apposito archivio, con modalità tali da impedire la modifica successiva, al
fine di permettere la corretta tracciabilità dell’intero processo e di agevolare eventuali controlli
successivi.
Per le operazioni riguardanti la
gestione delle note spese
, i protocolli prevedono che: